北大と国研で研究している化学系大学院生のかめ (M2)です。昨日2023年2月8日、昨日2023年2月8日、大学の教務課へ業績優秀者返還免除申請書を提出してきたのですが、窓口の方に書類を受理していただくまでに研究室と窓口を三往復する羽目になりました。
「よし、完璧だ！」と仕上がりに自信満々だったにもかかわらず、思わぬ落とし穴にハマりまくって大量の修正作業が発生。午前中が丸ごと潰れたうえに、午後の時間も30分ほど侵食されてしまいました。
この記事では、私のようにドツボにハマる大学院生を一人でも減らすべく、申請書作成時に修正を食らった箇所や教務課へ確認した箇所を共有していきます。大学院在学中の奨学生さんにどストライクな内容ですので、ぜひお付き合いください。
かめそれでは早速始めましょう！
学位論文欄：「修士論文」「博士論文」の記載を忘れずに
まず一番上の学位論文について記す欄ですが、論文の題目を書くだけでは不十分で、論文の種類についても記載が必要です。私の場合はM2なので、タイトルの上か横に「修士論文」と書かなければなりませんでした。
業績優秀者返還免除申請書例に緑色の字で「修士論文って書いてね」とちゃんと書いてあったんですよ。書いてあったんですが、題目を記入して気が抜けたのか、うっかり読み落としていました。この記事をお読みの賢明な読者さんは忘れずに「修士論文」もしくは「博士論文」と記載してください。
なお、業績の種類の横に記す資料番号は「(1)A①」でOKです。特に優れた業績一覧（北海道大学Ver.）には「学位論文が特に優れている」人が記す評価番号と書かれていますが、優れているか否かは気にせず「(1)A①」と書いて問題ないそうです。
学位論文の業績を証明する書類は、論文発表会前に提出したアブストラクト（要旨）になります。要旨をA4サイズで三部印刷し、左上をクリップで留めて事務へ提出してください。
研究論文欄：セル枠の拡大OK、著者名やタイトルは略さず表記
研究論文の出版業績を記す欄について、教務課へメールで確認してみました。業績が多すぎて枠に収まりきらない場合、Excelのセル縦幅を拡大してOKとのことです。縦幅を拡大した結果、印刷時に業績欄が2ページ目に分割されてしまっても問題ありません。著者名や雑誌名など記載すべき情報を省略しないことの方が重要だそうです。
査読付き論文を示す「○」や資料番号「(1)B②-ホニャラララ」に関しては、「1.」「2.」など論文番号の横へ記すようにしてください。窓口のお姉さん曰く、論文番号と○や資料番号の位置が少しずれても問題ないから、なるべく近い所に書いてほしいとのことでした。
投稿論文の業績を証明する書類としては論文の1ページ目が相応しいでしょう。1ページ目には著者名・題目・雑誌名・発行日がおおよそ記載されていますので、これを三部印刷して持っていくようにしてください。
私の場合、日本語で書いた論文に限り発行日が1ページ目ではなく最終ページに印字されていました。その場合は論文の1ページ目（発行日以外の情報が載っいる）と最終ページの2枚をそれぞれ片面印刷し、三部ずつ用意して業績証明書類としました。
学会発表欄：書き方は論文欄とほぼ同じ。プログラムの保存を忘れずに
学会発表欄の書き方は論文出版とほぼ同じです。発表者名や発表題目などを略さず正式名称で記し、業績を全て記すためにExcelのセル縦枠を拡大しても構いません。「1.」「2.」など学会発表数の横に資料番号を付すのも論文欄と同様で、忘れると窓口で差し戻しを食らいます。
どこかの学会で受賞した場合、受賞を示す資料番号「(1)B③」は受賞した学会発表の横に記すようにしてください。
学会発表業績を証明する書類は学会の発表プログラムです。プログラムに主催者等が印字されていない場合は、学会公式サイトにアクセスして学会名と主催者名が共に載った資料を別途用意しなくてはなりません。
ここで一つ、私の失敗談を共有させてください。講演を行った学会のプログラムをこれまで保存していなかったんですよね。申請書を作成する段になって慌ててかき集めたものの、M1の9月に出た国際学会のプログラムがどうしても入手できず、業績欄に国際学会での講演を一つ記載できませんでした。
奨学金返還免除申請に来年度以降臨む方は、発表学会のプログラムを必ず保存しておいてください。書類を保存していなかったせいで業績証明できなかったら超絶もったいないですからね。
博士進学者向けの話
学振DC1やフェローシップ内定は、返済免除実績にカウントされない
申請書に「日本学術振興会がうんたらかんたら」と書いてあるので、学振DC1に内定したのも業績に書けるかな？と期待していたのですが、事前に教務課へ確認してみたところ「残念ながらDC1内定は申請書に書けません」と告げられてしまいました。マジかよ…
学振DC1は博士課程の業績として扱われるらしく、修士課程在籍中の実績にはカウントされないそうです。DC1と同様、博士進学者対象のフェローシップ内定も記載できませんので、M2の博士進学者各位は十分注意して申請書を作成してください。
学振DCを業績に書けるのは、以下の条件をすべて満たす場合に限られるそうです。
- 博士課程在籍中の奨学生さんが
- 学振DC2に内定し
- JASSOの第一種奨学金の受給を辞退した
修士課程在学中の皆さんは、うっかり学振DC1内定を書いてしまわないよう気をつけてくださいね。
『(3)A』”博士論文研究基礎力審査に合格した”はのちに事務が確認して業績換算してくれる
なお、博士課程入学試験の合格も奨学金返還免除の実績としてカウントされます。特に優れた業績一覧にも「博士論文研究基礎力審査に合格した」と記載されているのですが、申請書のどこにも院試合格を記す欄が見当たりません。
教務課へ「どこに書いたらいいですかね？」とメールで問い合わせたところ、「のちに事務の方で確認するので申請者さんは書かなくてOKですよ」とのことでした。授業科目の成績についても事務が対応してくれるので、業績証明書類の用意は不要です。事務の方には頭が上がりません。
その他の業績欄と、窓口で恥をかいた話
RA「(7)A①」やTA「(7)A②」の業績については発令書（労働通知書）で証明可能で、コピーでOKです。原本は必要ありません。
一方、科研費を用いた研究については証明書での業績証明が必要で、押印のある原本が求められます（原本1部＋コピー2部の計3部を用意してください）。
最後に一つ、笑い話をさせてください。スポーツやボランティアの業績を記す欄は専攻分野に関連したものに限って記載できます。私はダメもとで以下のように書いてみました。
- スポーツ： 大学院で培われた材料学の知識を存分に発揮してシューズ選びに徹底的にこだわり、第5回沖縄100Kウルトラマラソン100kmの部で29歳以下2位に入賞した。
- ボランティア： 北海道大学の「全人教育」で培われた慈愛の心を遺憾なく発揮し、修士課程在学中に13回もの成分献血を行うことで北海道の医療を全力で支えた。
ただ、窓口のお姉さんに「これって専攻に関係ないですよね…？」と言われて一瞬で却下されました。余計なことを書くと窓口でものすごく恥ずかしい思いをしますので、真面目な奨学生さん各位はくれぐれもご注意ください。めちゃくちゃ気まずかったです。
最後に
JASSO第一種奨学金の返還免除申請書を作成するにあたって注意すべき点は以上です。
提出期限が迫るにつれて提出者の数も増えていくので、締め切り直前は窓口が大変混み合います。時間に余裕を持ってなるべく早めに提出を済ませてください。私のように三往復する羽目になっても、早めに動いていれば午前中で済みますので。
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